Наем первого работника в Sp. z o.o. в Польше
Нанять первого работника – это как перейти на новый уровень в бизнес-игре. Волнующе. Немного страшно. Вы больше не просто основатель, вы – работодатель. А это не только новые возможности, но и новая ответственность перед польским законодательством.
Многие предприниматели, особенно иностранцы, в этот момент чувствуют себя неуверенно. ZUS, BHP, badania lekarskie – аббревиатуры звучат как заклинания, неисполнение которых грозит штрафами и проверками. Это та точка роста, где цена ошибки становится слишком высокой.
Мы в ARK Biuro Rachunkowe считаем, что этот этап должен приносить уверенность, а не стресс. Поэтому мы подготовили простой и понятный чеклист из трех ключевых шагов. Это абсолютный фундамент для найма любого работника в Польше на основании трудового договора (umowa o pracę).
Фундамент легального трудоустройства: 3 обязательных шага
Когда вы принимаете на работу первого сотрудника, ваша главная задача заложить правильную основу для трудовых отношений. Эти три действия не опциональны, а строго обязательны по польскому Трудовому кодексу (Kodeks Pracy).
Шаг 1: Регистрация работника в ZUS – официальное начало
Это не просто формальность, а ваша ключевая обязанность как работодателя. С момента подписания трудового договора вы становитесь плательщиком взносов (płatnik składek).
Что нужно сделать? Подать в Управление социального страхования (ZUS) форму ZUS ZUA. Эта форма регистрирует вашего сотрудника для уплаты взносов на социальное (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) и медицинское (zdrowotne) страхование.
Когда? У вас есть 7 дней с момента начала работы сотрудника (дата, указанная в договоре как первый рабочий день).
Зачем это нужно? С этого момента ваш работник официально застрахован. Это дает ему право на получение пенсии в будущем, оплачиваемые больничные, доступ к государственной системе здравоохранения и другие социальные гарантии. Для вас – это подтверждение легального трудоустройства.
Что будет, если забыть? ⚠ Несвоевременная регистрация или ее отсутствие серьезное нарушение. ZUS может наложить штраф, а также обяжет вас уплатить все просроченные взносы вместе с процентами за просрочку (odsetki za zwłokę).
💡 Регистрация в ZUS – это первый и самый важный административный шаг. Он подтверждает, что вы действуете легально и ответственно.
Шаг 2: Предварительный медицинский осмотр (Badania wstępne) – ваша ответственность
Прежде чем сотрудник приступит к выполнению своих обязанностей, вы должны быть уверены, что состояние его здоровья позволяет это делать. Это не рекомендация, а прямое требование закона.
Что нужно сделать? Выдать кандидату направление (skierowanie) на предварительный медицинский осмотр к врачу медицины труда (lekarz medycyny pracy). В направлении указывается должность и описываются условия труда, включая возможные вредные факторы.
Когда? Строго до фактического начала работы. Нельзя допустить сотрудника к рабочему месту, не имея на руках медицинской справки.
Кто платит? Работодатель. Все расходы, связанные с предварительным медосмотром, несете вы.
Что в итоге? Вы получаете медицинскую справку (orzeczenie lekarskie), подтверждающую отсутствие противопоказаний к работе на данной должности. Этот оригинал вы обязаны хранить в личном деле работника (akta osobowe).
⚠ Важно: Игнорирование этого шага является прямым нарушением Трудового кодекса и может повлечь за собой штраф от Государственной инспекции труда (Państwowa Inspekcja Pracy) во время проверки.
Шаг 3: Инструктаж по охране труда (Szkolenie BHP) – безопасность прежде всего
Каждый новый сотрудник, независимо от должности (даже если это программист, работающий удаленно за компьютером), должен пройти инструктаж по безопасности и гигиене труда (BHP – Bezpieczeństwo i Higiena Pracy).
Что нужно сделать? Организовать для работника предварительный инструктаж (szkolenie wstępne). Он состоит из двух частей:
- Общий инструктаж (instruktaż ogólny): Знакомит с базовыми правилами BHP, действующими на предприятии.
- Инструктаж на рабочем месте (instruktaż stanowiskowy): Проводится непосредственным руководителем и касается конкретных рисков и правил безопасности на данной должности.
Когда? В первый день работы, до того, как сотрудник начнет выполнять свои задачи.
Кто отвечает? Вы, как работодатель, обязаны его организовать. Инструктаж может проводить уполномоченный сотрудник вашей компании или внешняя фирма, специализирующаяся на услугах BHP.
Что в итоге? Сотрудник подписывает подтверждение о прохождении инструктажа (karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy). Этот документ также является обязательной частью его личного дела.
Без этого документа вы не имеете законного права допускать человека к работе.
Эти три шага не бюрократия ради бюрократии. Это фундамент ваших будущих трудовых отношений и ваша защита от претензий со стороны ZUS и Państwowa Inspekcja Pracy. Правильное оформление первого сотрудника задает тон для всей вашей кадровой политики в будущем.
Когда ваша компания растет, количество таких «мелких» формальностей увеличивается в геометрической прогрессии. Уследить за всем становится практически невозможно, если у вас нет четкой системы.
В ARK Biuro Rachunkowe мы видим свою задачу не в том, чтобы просто подать за вас документы. Наша цель быть той точкой опоры, которая позволяет вам масштабироваться уверенно, зная, что все кадровые и бухгалтерские формальности под контролем. Чтобы вы могли сосредоточиться на росте, а не на бумагах.
Если вы готовитесь нанять первого работника или уже расширяете команду и хотите быть уверены, что все делаете правильно, свяжитесь с нами для консультации. Мы поможем выстроить процессы, которые защитят ваш бизнес и обеспечат спокойное развитие.