KSeF в Польше: как работать с бухгалтером по-новому?
KSeF в Польше: Как изменятся ваши отношения с бухгалтерией и что нужно сделать уже сейчас
Новая система, очередное усложнение, тотальный контроль… Внедрение Krajowy System e-Faktur (KSeF) вызывает у иностранных предпринимателей в Польше много тревоги. Это понятно, любая перестройка устоявшихся процессов – это стресс и риск ошибок.
Но что, если посмотреть на KSeF не как на проблему, а как на возможность? Возможность сделать документооборот прозрачнее, быстрее и проще. Главное правильно подготовиться и выстроить системную работу с вашим бухгалтерским бюро.
Эта статья ваша пошаговая инструкция. Мы разберем, как именно KSeF повлияет на ваше сотрудничество с бухгалтером и какие шаги предпринять, чтобы этот переход прошел для вашего бизнеса гладко и безболезненно.
Что такое KSeF и почему это касается каждого предпринимателя?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – это центральная государственная база данных, через которую будут проходить все фактуры-инвойсы между компаниями (B2B). Проще говоря, вместо того чтобы отправлять PDF-файл или бумажную фактуру напрямую контрагенту, вы будете выставлять ее в стандартизированном формате через эту государственную систему.
💡 KSeF – это не опция, а будущая обязанность для большинства предпринимателей в Польше. Уклониться от системы не получится. Она меняет фундаментальный процесс выставление и получение фактур, а значит, напрямую затрагивает основу вашего взаимодействия с бухгалтерией.
Чем раньше вы обсудите с вашим бухгалтерским бюро план перехода, тем меньше хаоса и рисков вас ждет в будущем.
4 модели сотрудничества с вашим бухгалтером в эпоху KSeF
С приходом KSeF у вас и вашего бухгалтера есть несколько путей организации работы. Важно выбрать тот, который подходит именно вашему бизнесу.
Модель 1: Максимальная автономия
Как это работает: Вы самостоятельно выставляете фактуры в своей программе, которая интегрирована с KSeF. Ваше бухгалтерское бюро получает доступ к системе и просто скачивает оттуда все необходимые документы для ведения учета.
Плюсы: Полный контроль над процессом выставления фактур.
Минусы: Вся ответственность за своевременность и корректность отправки фактур в KSeF лежит на вас. Требует наличия собственного надежного ПО.
Модель 2: Работа в единой системе
Как это работает: Ваше бухгалтерское бюро предоставляет вам доступ к своей бухгалтерской программе, которая уже интегрирована с KSeF. Вы заходите в нее и выставляете фактуры там.
Плюсы: Бесшовная интеграция. Бухгалтер мгновенно видит все ваши документы, что минимизирует ошибки и задержки.
Минусы: Вам придется освоить программу, которую использует бюро. Может возникнуть зависимость от конкретного ПО.
Модель 3: Полное делегирование
Как это работает: Вы полностью передаете процесс выставления фактур вашему бухгалтеру. Вы лишь предоставляете данные (что, кому, на какую сумму продали), а бухгалтер на их основе формирует и отправляет фактуру в KSeF от имени вашей компании.
Плюсы: Экономия вашего времени. Вся техническая работа на стороне экспертов.
Минусы: Требует идеальной коммуникации и четкой передачи данных. Стоимость бухгалтерских услуг, скорее всего, возрастет, так как это дополнительная ответственность и работа для бюро.
Модель 4: Гибридный (устаревающий) подход
Как это работает: Вы выставляете фактуры в своей программе (не интегрированной с KSeF), а затем передаете их бухгалтеру в виде PDF или другого файла. Уже бухгалтер вручную вносит их в свою систему и, при необходимости, в KSeF.
Плюсы: Вы работаете в привычной для вас программе.
Минусы: ⚠ Это самая неэффективная модель в условиях KSeF. Она создает двойную работу, увеличивает риск человеческой ошибки и замедляет весь процесс. Мы настоятельно рекомендуем отказаться от нее в пользу одной из первых трех.
💡 Ваш план действий: 3 шага для безболезненного перехода на KSeF
Чтобы переход не стал для вас неприятным сюрпризом, действуйте проактивно.
Шаг 1. Определите вашу идеальную модель работы
Проанализируйте четыре модели выше. Подумайте:
- Сколько фактур вы выставляете в месяц?
- Насколько для вас важен полный контроль над процессом?
- Готовы ли вы делегировать эту задачу и доплатить за экономию своего времени?
- Выберите 1-2 наиболее подходящих варианта, чтобы предметно обсудить их с вашим бухгалтером.
Шаг 2. Обновите договор с бухгалтерским бюро
После того как вы выберете модель сотрудничества, ее необходимо закрепить юридически. Ваш договор на бухгалтерское обслуживание должен четко определять права и обязанности обеих сторон в контексте KSeF.
Ключевые пункты, которые должны быть в договоре:
- Какая модель работы выбрана.
- Кто несет ответственность за выставление фактур в KSeF, вы или бюро.
- Сроки предоставления данных для выставления фактур (если вы выбрали модель делегирования).
- Какие доступы (уровни полномочий) в KSeF вы обязаны предоставить бюро.
Это защитит и вас, и бухгалтера от недопонимания и споров в будущем.
Шаг 3: Предоставьте бухгалтеру необходимые доступы
Чтобы ваше бухгалтерское бюро могло работать с вашими фактурами в KSeF, вы должны будете наделить его соответствующими полномочиями. Этот процесс происходит онлайн и хорошее бюро предоставит вам подробную инструкцию, как это сделать.
В целом, существует несколько уровней доступа, которые можно предоставить:
- Доступ к фактурам: Позволяет просматривать и скачивать ваши фактуры (как расходные, так и доходные).
- Выставление фактур: Дает право создавать и отправлять фактуры от имени вашей компании.
- Управление полномочиями: Позволяет бухгалтеру, например, предоставлять доступ своим сотрудникам.
Обсудите с вашим бухгалтером, какой именно набор полномочий требуется для выбранной вами модели работы.
KSeF – это не проблема, а системное решение
Переход на Krajowy System e-Faktur – это неизбежный шаг в «диджитализации» польского бизнеса. Вместо того чтобы бояться его, используйте этот момент для оптимизации своих процессов. Правильно выбранная модель работы с бухгалтером не только избавит вас от головной боли, но и сделает финансовую часть вашего бизнеса более упорядоченной и прозрачной.
Не уверены, какая модель подойдет вашему бизнесу? Давайте обсудим это вместе. Оставьте заявку на консультацию и мы поможем выстроить системную и безопасную работу с KSeF. Свяжитесь с нами.