ARK

Аннулирование фактуры в KSeF: почему это невозможно и что делать

Главная > Блог

Аннулирование фактуры в KSeF невозможно и как вместо этого использовать корректирующую фактуру

Почему «отменить» документ больше не получится и что делать?

Представьте ситуацию. Вы по ошибке выставили фактуру не тому контрагенту. Либо случайно продублировали документ. Ваша первая мысль нужно просто удалить ее или «аннулировать». В мире бумажных документов или PDF-файлов это была решаемая задача. Но с приходом KSeF (Krajowy System e-Faktur) эта простая логика перестает работать.

Страх перед новой, непонятной и жесткой системой, одна из главных «болей» бизнеса в Польше. KSeF именно такая система. Она не прощает ошибок и меняет фундаментальные процессы, к которым все привыкли.

Процедура аннулирование фактуры в KSeF – это, по сути, оксюморон. Такой опции в новой системе не существует. В этой статье мы системно разберем, почему так произошло, чем опасна ошибка в KSeF и какой единственный путь исправления у вас останется.

 

Как мы исправляли фактуры до KSeF: Два разных пути

Чтобы понять проблему KSeF, нужно сначала вспомнить, как польское законодательство (в частности Ustawa o VAT) смотрит на исправление ошибок. До сих пор у нас было два принципиально разных механизма:

  1. Faktura Korygująca (Корректирующая фактура). Это официальный и главный способ исправления. Он используется, когда сделка действительно состоялась, но в первоначальной фактуре обнаружена ошибка или изменились условия (Art. 106j Ustawy o VAT).
  • Пример. Вы предоставили скидку после продажи, клиент вернул товар, изменилась цена, вы допустили опечатку в NIP или адресе.
  • Суть → Вы выставляете новый документ, который «корректирует» старый, приводя данные в соответствие с реальностью.
  1. Anulowanie Faktury (Аннулирование фактуры). А вот этой процедуры вы не найдете в законе о VAT. Это неофициальный, но допустимый практикой способ, который сложился за годы. Он применяется в строго определенном случае, когда фактура не отражает реальной хозяйственной операции (то есть сделки не было).
  • Пример. Вы ошибочно выставили документ не тому клиенту, вы создали фактуру, но клиент отказался от сделки до ее начала.

Чтобы «старое» аннулирование было законным, нужно было соблюсти два железных условия:

  1. Сделка, описанная в фактуре, де-факто не состоялась.
  2. Фактура не была введена в юридический оборот (т.е. вы не передали ее контрагенту).

Вы просто распечатывали оба экземпляра (свой и клиента), перечеркивали их и подписывали «Anulowano» с датой.

 

⚠ «Pusta Faktura»: Почему так опасно ошибаться

Почему вообще важно аннулировать «пустые» фактуры, а не просто выбрасывать? Из-за серьезных санкций, описанных в Art. 108 Ustawy o VAT.

Этот закон гласит: если вы выставили фактуру, в которой указали сумму налога VAT (даже если сделки не было), вы обязаны уплатить этот VAT в бюджет.

Это так называемая «pusta faktura» (пустая фактура). Аннулирование было единственным способом доказать налоговой (Urząd Skarbowy), что документ не был введен в оборот и, следовательно, обязанности платить VAT по нему не возникло.

 

KSeF меняет всё: Почему аннулирование фактуры технически невозможно

А теперь мы подходим к сути проблемы. KSeF полностью меняет само понятие «ввода фактуры в оборот».

Раньше «ввод в оборот» означал, что вы физически или по e-mail отправили PDF-файл клиенту. В KSeF этот процесс выглядит иначе:

  1. Вы (или ваша бухгалтерская программа) создаете e-fakturę в формате XML.
  2. Вы отправляете ее не клиенту, а напрямую в государственную систему KSeF.
  3. Система проверяет файл, принимает его и присваивает ему уникальный номер (numer identyfikujący KSeF).

В тот самый момент, когда KSeF присвоил фактуре номер, она считается:

  • «Wystawiona» (Выставленной) – вами.
  • «Otrzymana» (Полученной) – вашим контрагентом (согласно Art. 106na Ustawy o VAT).

Ваш клиент может в ту же секунду зайти в KSeF и увидеть этот документ.

💡 Логический вывод: В системе KSeF невозможно выполнить второе условие для аннулирования. Фактура вводится в юридический оборот автоматически и мгновенно в момент ее отправки в KSeF.

Вы больше не можете утверждать, что «клиент ее не видел». Видел. Государство ее точно видело. Поэтому аннулирование фактуры в KSeF как процедура отмирает.

 

Как исправить ошибочную фактуру в KSeF (Новый Порядок)

Итак, вы ошибочно отправили «пустую фактуру» в KSeF. Она попала в систему, контрагент ее видит, а у вас по Art. 108 возникает обязанность уплатить VAT. Что делать?

Единственный оставшийся путь использовать официальный механизм.

 

Шаг 1: Только Faktura Korygująca «до нуля»

Вы не можете «отменить» фактуру, но вы можете ее «обнулить». Для этого вы должны немедленно выставить faktura korygująca (корректирующую фактуру) к этому ошибочному документу.

В этой коррекции вы изменяете все числовые позиции (количество, цену, сумму VAT) на «0«.

Таким образом, «pusta faktura» остается в системе (история KSeF неизменна), но рядом с ней появляется korekta do zera, которая юридически отменяет все налоговые обязательства по ней. Это, по сути, и есть новое «аннулирование», но реализованное через коррекцию.

 

Шаг 2: Прощай, Nota Korygująca

KSeF убирает не только аннулирование, но и второй инструмент nota korygująca (корректирующая нота, Art. 106k).

Раньше, если покупатель видел ошибку в фактуре (например, в своем адресе или NIP), он мог сам выставить «ноту» и отправить ее вам на утверждение.

В KSeF это будет невозможно. Данные в системе структурированы, и покупатель не может «исправлять» документ, выданный продавцом. Если вы, как продавец, допустили ошибку только вы можете ее исправить, выставив faktura korygująca. Это повышает ответственность именно выставляющей стороны.

 

KSeF – это система, которая не прощает «случайных» документов. Она требует от предпринимателей максимальной точности и аккуратности с самого начала.

  1. Аннулирование отменяется. Забудьте об этой процедуре.
  2. «Pusta faktura» лечится только «обнулением». Ошиблись сразу же выставляйте korekta do zera.
  3. Nota Korygująca исчезает. Вся ответственность за правильность данных лежит на продавце.

Это повышает требования к качеству первичной документации и требует идеальной синхронизации с вашим бухгалтерским офисом. У вас больше не будет возможности «поправить документ задним числом» перед отправкой клиенту.

Если вы хотите быть уверены, что ваши процессы готовы к KSeF и вам не придется платить VAT с «пустых фактур», мы готовы помочь с аудитом и настройкой.

Получите бесплатную консультацию, чтобы обсудить вашу ситуацию.